Zum Ende des Jahres hin habe ich mich auch noch mal um mein Selbstmanagement Setup Gedanken gemacht auch auf Grund des Selbstmanagement Setup Beitrags von Marcus Reitner+ in seinem openpm.info Blog hin.
Ich war eine sehr lange Zeit am Experimentieren und verlor sehr viel Zeit mit dem Testen von Tools wie:
Es hat alles nichts gebracht und ich bin immer wieder bei Remember The Milk (im weiteren “RTM” genannt) gelandet. Warum?
- Einfache Bedienung, einfache GUI
- Trotz der “simplicity” kann man es sehr individuell gestalten mit Smart Lists, Orten und Tags
- Überall verfügbar (PC, Android etc.)
Ich nutze natürlich im Office Outlook, MS Project, JIRA und andere Tools zur Verwaltung, aber die zentrale Aufgabenverwaltung bleibt nach wie vor bei RTM. Parallel nutze ich dazu Evernote also zentrale Ablage für Dokumente und Artikel. In diesem Zusammenhang hat sich das Google Chrome Plugin “Clearly” bewährt, dass ähnlich wie “Readability.com” Artikel in eine Lesefreundliche Variante verwandelt. Aus diesem heraus kann man die Artikel direkt in Evernote “clippen“, wo es dann einsortiert wird.
Bleiben wir aber bei RTM und wie man es für das tägliche “Doing” verbessern kann.
Mein Setup basierend vor allem auf den Ideen folgender Beiträge:
sowie diesen Tools, die meine Arbeit mit RTM verbessern:
Das generelle Setup mit RTM basiert auf dem ersten Artikel und ich nutze hier nur zwei Orte für “Home” und “Work” sowie diverse Tags für @calls, @waiting oder @errand Aufgaben sowie natürlich @computer. Allesamt “Kategorisierungen” die nicht Ortsbezogen sind.
Für Projekte nutze ich klassischerweise die Listen, wo ich noch die Persönlichen und Beruflichen Projekte trenne.
Der Rest wird über Smart Lists, den dynamischen gespeicherten Suchen abgedeckt.
Für ein besseres Handling und Übersicht nutze ich vor allem das A Bit Better RTM Plugin für Google Chrome, das u.a. auch Drag & Drop für RTM verfügbar macht. Ein unheimlicher Gewinn, wenn man schon mal versucht hat 10 Aufgaben in 4 verschiedene Listen zu verschieben.
RTM mit Chrome Plugin
Google Chrome RTM Plugins
Für Outlook Nachrichten die “Actionable” sind, nutze ich die RTM E-Mail an die ich die entsprechenden E-Mails als Aufgabe sende. Für Googlemail (Privat) nutze ich ein weiteres Plugin für Google Chrome, nämlich das Remember The Milk for Gmail Plugin.
Gmail mit RTM Plugin
Da ich nicht jedes mal RTM im Browser aufmachen will um neue Aufgaben zu erfassen, war es mir wichtig, meine Aufgaben über einen Desktop Launcher plus Shortcut schnell erfassen zu können. Hilfreich war hierbei der Artikel von Lifehacker.com - Remember the Milk for Launchy Adds Tasks in a Flash. In diesem Artikel wird Schritt für Schritt erklärt, wie man Launchy mit dem RTM VBS Script installiert und konfiguriert. Sehr praktisch, wenn man im Stress ist und jemand von der Seite mit neuen Aufgaben auf einen zugeht.
RTM mit Launchy
Alles weitere wird, wie bereits erwähnt mit Evernote “geclipped” und archiviert.
Tipp zum Schluss: Remember The Milk kann man auch mit dem Dienst http://imified.com verknüpfen und Aufgaben einfach aus seinem Instant Messenger an RTM senden. Dies funktioniert ähnlich wie die Aufgabenverwaltung via Twitter und RTM.
